È metà mattina a Kingston e, mentre esce da una sala riunioni dell'SRC in Giamaica, Ricardo Gowdie, responsabile del team Management Information Systems (MIS), riflette sul suo percorso professionale e su ciò che ha ispirato il suo lavoro finora.
"Vorrei che la Giamaica diventasse una nazione tecnologicamente avanzata, e sto cercando di impegnarmi per raggiungere questo obiettivo. È stato un onore per me contribuire a ottimizzare il modo in cui un Consiglio influente come l'SRC affronta i tempi che stiamo vivendo".
Ricardo lavora nel settore digitale da vent'anni, di cui l'ultimo anno e mezzo presso l'SRC. In qualità di principale istituto di ricerca giamaicano, l'SRC offre diversi servizi, tra cui il supporto alla ricerca per il settore agricolo, lo sviluppo e la sperimentazione di prodotti, nonché un impianto pilota per la produzione alimentare in cui le aziende possono realizzare prototipi o prodotti da immettere sul mercato. Nel suo ruolo, Ricardo supervisiona la priorità strategica del Consiglio di implementare soluzioni tecnologiche volte a migliorare l'efficienza e l'erogazione dei servizi.
Il team MIS del Consiglio per la ricerca scientifica della Giamaica. Da sinistra: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Perché digitale e perché adesso?
L'SRC ha una visione chiara per la crescita digitale, in particolare nel rinnovamento delle infrastrutture e nella gestione dei dati. Finora sono stati compiuti progressi significativi, più recentemente con Ricardo che supervisiona l'ottimizzazione delle connessioni del Consiglio al suo interno e con il mondo esterno. Ha guidato iniziative per aggiornare i sistemi di rete che migliorano la velocità, la sicurezza e l'affidabilità dei dati scambiati tra i vari dipartimenti del Consiglio. Il team MIS ha inoltre riprogettato il sito web dell'SRC per migliorare la comunicazione con il pubblico e ha integrato analisi per una migliore comprensione del pubblico.
Il progetto ISC Le organizzazioni scientifiche nell’era digitale L'iniziativa è arrivata in un momento in cui l'SRC stava pensando strategicamente a come ridurre gli attriti nel modo in cui si interfaccia con i clienti e impara da loro. Come parte del gruppo, c'erano molte cose su cui avrebbero potuto concentrarsi. Tuttavia, hanno scelto di dare priorità a un ramo della loro attività che genera entrate significative: l'impianto pilota. Qui, vendono tempo per l'utilizzo del loro impianto certificato ISO, dove i clienti possono presentarsi con prototipi per la produzione e i test.
Attualmente, per utilizzare l'impianto pilota, i clienti devono prenotare manualmente. Questo processo di pianificazione ha causato frequenti doppie prenotazioni, con conseguenti inefficienze e pessime esperienze per i clienti. La sfida più grande è la mancanza di trasparenza. Non esiste un modo semplice per verificare la disponibilità delle attrezzature o per gestire la programmazione in modo flessibile. Partecipando al progetto ISC, Ricardo e il suo team hanno cercato una guida su come modernizzare questo processo e introdurre un sistema di prenotazione online automatizzato. Per SRC, una prenotazione fluida avrebbe consentito un utilizzo ben pianificato dell'impianto e ricavi più prevedibili.
Una direzione di viaggio
Grazie al progetto ISC, Ricardo ha scoperto nuove metodologie che hanno ampliato la sua prospettiva.
"Mi sono sempre concentrato sulla tecnologia: su come farla funzionare, su come farla funzionare", spiega Ricardo. "Ma ora penso alle persone che la usano, a come interagiranno con essa e a come si integrerà nel loro flusso di lavoro. Questo è il vero cambiamento".
Le sessioni lo hanno incoraggiato ad adottare un approccio che prevedesse il coinvolgimento tempestivo degli stakeholder, la comprensione delle esperienze degli utenti e l'integrazione del feedback nelle fasi opportune di un progetto. Questo cambiamento di mentalità ha influenzato il suo approccio al nuovo sistema di prenotazione dell'impianto pilota. Invece di sviluppare l'intero sistema in una sola volta, Ricardo e il suo team hanno optato per un'implementazione graduale, partendo da un Prodotto Minimo Vitale (MVP).
"Abbiamo deciso di iniziare in piccolo e di procedere gradualmente. In questo modo, possiamo apportare modifiche e ricevere feedback in ogni fase", spiega Ricardo.
Questa strategia è progettata per semplificare l'implementazione, riducendo al contempo la resistenza del personale attraverso il suo coinvolgimento nelle fasi iniziali del processo. In questo contesto, Ricardo ha elaborato un piano di change management che prevede il coinvolgimento regolare del personale nelle fasi di sviluppo.
Ricardo ha anche scoperto l'importanza cruciale della visualizzazione. Che si tratti di concettualizzare l'intero progetto su una lavagna o di annotare i requisiti specifici per ogni fase, ora comprende che la chiarezza è fondamentale per evitare insidie. Più visualizza, più gli riesce facile individuare le lacune e garantire l'allineamento.
L'approccio MVP consente inoltre di evitare errori costosi.
"Volevamo essere certi di realizzare qualcosa che gli utenti avrebbero effettivamente voluto utilizzare", afferma Ricardo.
La visione a lungo termine di Ricardo per l'SRC è chiara: un ecosistema tecnologico incentrato sull'utente, in cui gli strumenti digitali sono in continua evoluzione per soddisfare le esigenze sia del personale che dei clienti. L'obiettivo finale è creare un SRC connesso digitalmente, in cui sia i sistemi interni che i servizi rivolti al cliente siano perfettamente integrati.
Mentre Ricardo e il suo team lavorano per finalizzare il sistema di prenotazione dell'impianto pilota, stanno già pianificando i prossimi passi della più ampia strategia digitale dell'SRC. Uno dei pilastri fondamentali della strategia è la digitalizzazione delle risorse fisiche e Ricardo prevede che il progetto getti le basi per futuri sforzi di digitalizzazione.
Una volta che il sistema sarà pienamente operativo, Ricardo spera che apra la strada all'integrazione di strumenti di intelligenza artificiale e analisi dei dati, che miglioreranno l'apprendimento e il servizio clienti. Sta già stimolando il suo team a riflettere su come utilizzare questi dati per migliorare l'agilità e la reattività dei processi.
"Voglio che continuiamo ad abbracciare la trasformazione digitale in un modo che sia funzionale per noi. Il tipo di tecnologia che voglio sviluppare è una tecnologia che semplifichi la vita delle persone", conclude Ricardo.
Riconoscimento del finanziamento: Questo lavoro è stato realizzato con il supporto di una sovvenzione dell'International Development Research Centre (IDRC), Ottawa, Canada. Le opinioni espresse nel presente documento non rappresentano necessariamente quelle dell'IDRC o del suo Consiglio di Amministrazione.
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