Nella gestione di un'organizzazione scientifica, gli incontri che riuniscono ricercatori, decisori politici, membri e altri stakeholder sono spesso essenziali. Sempre più spesso, questi incontri si svolgono online.
Le conferenze online ben progettate possono ampliare l'accesso, ridurre costi ed emissioni e includere voci spesso escluse dagli eventi in presenza. Raggiungere questo obiettivo, tuttavia, richiede tempo e competenza.
Questa guida si basa su esempi concreti di organizzazioni scientifiche e presenta un processo strutturato in sei parti per supportare la progettazione di conferenze online e ibride, tenendo a mente chiarezza, equità e impatto.
L'obiettivo dello strumento è aiutare gli organizzatori di eventi a riflettere concretamente su cosa occorre per realizzare una conferenza online o ibrida coinvolgente e inclusiva.
È organizzato in sei sezioni:
Ogni sezione combina spunti chiave e schede di lavoro per aiutare un team organizzativo a prendere decisioni. È possibile affrontarla dall'inizio alla fine o passare direttamente alla sezione più importante.
Come si usa
Lo strumento funziona altrettanto bene sia se c'è un solo organizzatore, sia se c'è un team. Se si lavora in team, utilizzare i fogli di lavoro come spunti di discussione.
Pianificare la tua conferenza online
Opzioni per utilizzare il documento:
Dopo aver completato lo strumento
Una volta completata la guida, saranno delineati chiaramente lo scopo, la portata e la progettazione dell'evento.
Le checklist pratiche e le decisioni acquisite vengono consolidate in un unico posto, semplificando il processo di briefing con partner, fornitori o volontari e supportando l'organizzazione di un evento online che risulti intenzionale e coinvolgente.
Che si tratti di un piccolo meeting specialistico o di una grande conferenza ibrida, questo strumento aiuta a creare esperienze che vanno oltre una sequenza di presentazioni e slide. Supporta la creazione di eventi che siano vivi, inclusivi e degni di essere frequentati.
Per ulteriori indicazioni su come sviluppare competenze negli strumenti digitali e nei metodi di lavoro, consultare Rafforzare la maturità digitale: un kit pratico per le organizzazioni scientifiche.
Riconoscimento del finanziamento: Il toolkit è stato creato sulla base delle esperienze di undici membri dell'ISC che hanno preso parte al progetto, con il supporto dell'International Development Research Centre (IDRC). Le opinioni espresse nel presente documento non rappresentano necessariamente quelle dell'IDRC o del suo Consiglio di Amministrazione.
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