Davanti a una libreria ordinatamente sistemata nel suo ufficio di Barcellona, Cecilia Delgado-Molina, segretaria esecutiva dell'Associazione sociologica internazionale (ISA), racconta un'esperienza memorabile vissuta dall'altra parte del mondo, nel primo anno in cui ha assunto il suo incarico.
"Abbiamo finito per pagare per stanze vuote. Poiché le persone avevano percorso lunghe distanze per le interazioni di persona, non si sono presentate alle sessioni ibride condotte dai relatori tramite uno schermo in loco."
Cecilia fa riferimento alla conferenza ibrida che si terrà in Australia nel 2023, l'esperimento dell'ISA sull'ibridizzazione. "Dopo quella conferenza, abbiamo sentito più urgentemente che mai che l'ISA aveva bisogno di un profondo cambiamento."
Il percorso da percorrere era arduo. L'ISA era stata fondata nel 1949 e i suoi metodi sembravano radicati con altrettanta fermezza nel XX secolo. Tuttavia, nel 2023, sotto la guida del Presidente e del Comitato Esecutivo, l'ISA iniziò a immaginare una trasformazione digitale, certo, ma anche culturale. Ci fu la consapevolezza che era necessario un ripensamento del pensiero di tutti.
Cecilia è una sociologa messicana la cui carriera è da tempo intrecciata con le reti di ricerca globali dell'ISA. Dirige la Segreteria dell'Associazione, un team dedicato impegnato a supportare la missione e le attività dell'ISA. La Segreteria è stata incaricata di attuare la visione di trasformazione digitale, che prevede: la promozione di una comunità connessa digitalmente, il miglioramento dei servizi per i soci e il supporto alle reti di ricerca globali dell'ISA. L'obiettivo finale è quello di sviluppare un'associazione con strategie digitali sostenibili e incentrate sull'utente, che riflettano un impegno per l'inclusività, l'accessibilità e la collaborazione globale.
La prima mossa del Segretariato fu decisiva: gli archivi cartacei dell'ISA dovevano sparire! Nel 2024 l'associazione ha sospeso l'archiviazione cartacea e tutto il nuovo materiale è ora disponibile sul portale online personalizzato per i membri. Dopo tre intensi mesi di migrazione, questo portale ha semplificato i rinnovi delle iscrizioni, reso i pagamenti in tempo reale e ha messo le risorse digitali direttamente nelle mani dei soci.
Era un buon inizio, ma Cecilia sapeva che la vera prova della maturità digitale dell'ISA sarebbe stata quella di ripensare il modo in cui i membri collaborano, apprendono e si relazionano con l'associazione.
Quando il Progetto ISC Digital Journeys Quando ISA ha offerto a 11 membri dell'ISC un percorso di coaching mirato sulla trasformazione digitale, Cecilia ha colto l'occasione. La sfida più urgente per ISA era progettare un simposio completamente online per il 2026. Cecilia era consapevole che gli esperimenti precedenti non avevano funzionato, come la conferenza ibrida menzionata in precedenza, che aveva dato l'impressione di due mondi che si scontravano male. Per ISA, organizzare il simposio completamente online avrebbe consentito una maggiore rappresentanza delle regioni a maggioranza globale.
Il supporto concreto che Cecilia e il suo team hanno cercato dal gruppo è stato quello di creare fiducia per procedere con la ricerca di partner tecnici idonei per questo simposio interamente online. Avevano bisogno di aiuto per redigere una richiesta di proposta (RfP).
Nel corso di tre sessioni con un coach dedicato, le ambizioni dell'ISA sono state concettualizzate in una RfP che promette un incontro digitale più connesso e coinvolgente. Il coach di ISA ha aiutato il team a tradurre complesse esigenze tecniche in requisiti chiari. Entro giugno 2025, il RfP era stato pubblicato, raccogliendo proposte da partner tecnologici di tutto il mondo.
Guardando al futuro, il Segretariato considera il simposio online del 2026 il passo più significativo mai compiuto dall'ISA. La visione che hanno è estremamente inclusiva: "Ci aspettiamo una maggiore diversità, soprattutto dalle regioni solitamente sottorappresentate. Questo aprirà la possibilità di partecipare anche a studiosi che non possono permettersi di viaggiare a causa del clima, dei costi o di problemi di salute."
Foto di gruppo con il presidente dell'ISA Geoffrey Pleyers, la segretaria esecutiva dell'ISA Cecilia Delgado-Molina, lo staff della segreteria dell'ISA e volontari locali al 5° Forum di Sociologia dell'ISA a Rabat, Marocco (2025). Crediti: © International Sociological Association.
Mentre lavoravo alla RfP è successo anche qualcosa di inaspettato. "All'inizio pensavamo di dover semplicemente capire quale piattaforma scegliere", dice Cecilia. "Ma ciò che è emerso è stato molto più ampio: un kit di strumenti chiaro e strutturato che potrebbe aiutare un'organizzazione simile ad affrontare la stessa incertezza digitale."
Pianificare la tua conferenza online
Questo blog presenta una guida passo passo pensata per aiutare le organizzazioni scientifiche a pianificare e realizzare conferenze online efficaci. Offre un modo pratico per affrontare ogni fase della gestione di un evento digitale o ibrido: dalla definizione dell'obiettivo, al coinvolgimento dei partecipanti, fino alla successiva acquisizione del lascito.
Il toolkit risultante offre una semplice tabella di marcia per organizzare eventi online inclusivi. Innanzitutto, richiede chiarezza: Perché organizzare questa conferenza? Cosa significa davvero successo? Successivamente, l'attenzione si sposta sui partecipanti che sarebbero coinvolti: Chi sono veramente? Ciò è particolarmente vero per un pubblico globale eterogeneo, poiché la loro posizione geografica, la loro lingua e le loro barriere devono influenzare ciò che viene costruito.
Poi arrivano gli aspetti pratici. Scegliere la piattaforma giusta, progettare formati di sessione che rispondano alle esigenze dei partecipanti e creare spazi pensati per un'interazione autentica. Cecilia ammette, con la sua caratteristica apertura mentale: "Siamo sociologi, ma anche noi avevamo bisogno di ricordare che la vera interazione non avviene per caso. Bisogna crearne deliberatamente le condizioni."
Un passaggio cruciale, spesso trascurato, è l'ultimo pilastro del toolkit: la misurazione e l'eredità. Cosa ha funzionato e cosa no? Come possiamo imparare e migliorare per la prossima volta?
Il risultato è un approccio strutturato alla pianificazione delle conferenze, basato sulla realtà dell'ISA, che altri enti scientifici in tutto il mondo possono facilmente adattare.
Ma forse la lezione più profonda che Cecilia ha tratto da questo percorso è stata l'idea che il cambiamento è una pratica continua. Incoraggia il suo team a considerare ogni decisione come un piccolo esperimento, guidato da domande come: Funziona per i nostri iscritti? In caso contrario, come possiamo intervenire? Il team ha applicato questa mentalità e questo approccio a un progetto di ristrutturazione del sito web, per il quale sta attualmente selezionando un fornitore. Cambiare prospettiva per considerare i membri come i principali utenti degli strumenti, si spera, diventi un principio guida integrato nel processo decisionale.
Il percorso del Segretariato è passato dalla speranza che le sale conferenze vuote venissero riempite, alla focalizzazione attiva sui reali bisogni umani dei membri dell'ISA e delle comunità che servono. Mentre l'ISA continua a far crescere il suo ecosistema digitale, porta con sé un rinnovato senso di scopo e una promessa: nessun sociologo verrà lasciato indietro.
Immagine: Congresso mondiale di sociologia Hybrid ISA, Melbourne, Australia, 2023. Credito: © International Sociological Association.
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